Ein Tool, das alle Bereiche vernetzt
Wie das RIVO Berlin mit beevent über 100 Veranstaltungen pro Jahr zentral plant – und dabei Küche, Service und Kunden auf einer Plattform zusammenbringt.
100+
Veranstaltungen pro Jahr
Weniger
E-Mails & Rückfragen dank Planungstool
Zentral
Ein Ort für alle Eventdetails
Team
Küche, Service & Management vernetzt
Restaurant & Eventlocation direkt an der Spree
Das RIVO Berlin liegt direkt am Spreeufer und verbindet gehobene Gastronomie mit einer einzigartigen Eventlocation. Von privaten Dinner-Abenden über Firmenevents bis hin zu Hochzeiten – das RIVO bietet den perfekten Rahmen für besondere Anlässe.
Eventmanagerin Franziska Baumgartner koordiniert über 100 Veranstaltungen pro Jahr. Mit beevent hat sie einen zentralen Ort geschaffen, an dem Küche, Service und Kunden vernetzt arbeiten.
Franziska Baumgartner
Eventmanagerin, RIVO Berlin
„Dieses eine Tool ersetzt das Eintragen in vielen anderen – und man hat alles an einem Ort. beevent spielt bei uns von Anfang an eine tragende Rolle."
Franziska Baumgartner
Eventmanagerin, RIVO Berlin
Was sich mit beevent verändert hat
Ein zentraler Ort statt vieler Programme
Früher mussten Veranstaltungsdetails an unterschiedlichen Stellen gepflegt werden – verschiedene Programme, keine zentrale Übersicht für Service und Küche. Es war herausfordernd, alle Punkte ohne Informationsverlust zu speichern. Mit beevent liegen nun alle wichtigen Infos zu Ablauf, Catering und Technik an einem Ort.
Ich kann Veranstaltungen gedanklich beiseitelegen und mich später darum kümmern – weil alles sicher gespeichert ist.
Weniger Mails, mehr Klarheit
Das Tool ersetzt nicht die persönliche Beratung – aber es spart gerade in der Anfangs-Planungszeit viele Mails mit Rückfragen. Kunden wissen genau: ihre Infos im digitalen Veranstaltungsplaner werden gelesen und bearbeitet, nichts kann einfach „untergehen“. Auch persönliche Termine dauern kürzer, weil vieles vorab bekannt ist und der DVP als Leitfaden dient.
Kunden schreiben weniger Mails, weil sie wissen – ihre eingefügten Infos sind sicher vermerkt.
Überblick über alle Events gleichzeitig
Das System ist übersichtlich aufgebaut mit allen Veranstaltungen untereinander aufgelistet. Dazu kann man im Tool nach Namen, Datum oder Anlass filtern und Berichte ziehen. Das hilft enorm, wenn man schnell an Infos kommen muss. Da auch alle Veranstaltungen der Kolleginnen und Kollegen einsehbar sind, hilft es sofort, wenn ein Kunde aus einem anderen Team am Telefon landet.
Strukturierte Termine, schnellere Planung
Die Kundentermine vor Ort oder digital gehen schneller, weil bereits eine genaue Struktur und ein Konzept für das Gespräch vorliegen. Man weiß genau, wie man vorgehen sollte und welche Punkte noch offen sind.
Weitere Einblicke
Kundenfeedback
Das Feedback ist durchweg positiv. Bei teilweise über 100 Veranstaltungen pro Jahr schicken wir Kunden frühzeitig ihren eigenen Zugang. Durch das Tool wird der Kunde vorab informiert, welche Informationen relevant sind. Oft kommt die Rückmeldung: „Daran haben wir ja noch gar nicht gedacht!“ – gerade für Hochzeitspaare ein super Wegbegleiter.
Team-Abstimmung
Kunden können das vorgeschlagene Angebot an Getränken und Speisen einsehen und über freie Textfelder Allergien oder Änderungswünsche angeben. Dadurch lassen sich viele Präferenzen bereits vor dem ersten Termin mit Küche und Restaurantleitung klären. Das automatische Function Sheet sorgt dafür, dass jeder Bereich den gleichen Überblick hat.
Einstieg & Akzeptanz
Am Anfang dachten wir: „Noch ein Tool mehr!“ Was man aber wissen sollte: Dieses eine Tool ersetzt das Eintragen in vielen anderen – und man hat alles an einem Ort. Die Zugangsdaten werden dem Kunden direkt zugespielt, auch wenn die Veranstaltung noch in der Ferne liegt. beevent spielt von Anfang an eine tragende Rolle.
RIVO Berlin
Restaurant & Eventlocation am Spreeufer – für Dinner, Hochzeiten und unvergessliche Firmenevents.
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