Digitale Eventplanung mit Weitblick – Schloss Arenfels

Als wachsendes Unternehmen standen wir auf Schloss Arenfels vor der Herausforderung, dass unsere internen Prozesse mit der steigenden Anzahl an Veranstaltungen nicht mehr mithalten konnten. Wir haben noch sehr stark manuell geplant – mit Vorlagen, E-Mail-Verläufen und Telefon- sowie Gesprächsnotizen. Der Verwaltungsaufwand wurde so hoch, dass wir unsere Kapazitäten nicht mehr optimal nutzen konnten.

Schon kurz nach der Einführung war eine klare Veränderung spürbar: Die Kommunikation vor allem mit unseren Hochzeitspaaren wurde effizienter. beevent ermöglicht unseren Kunden eine flexible Planung und die direkte Klärung von Fragen durch vorhandene Informationen im System. Das stärkt das Gefühl der Kunden, jederzeit den Überblick zu behalten.

Definitiv bei den E-Mails – das war unser größter Zeitfresser. Früher haben wir seitenlange Nachrichtenthreads mit Kunden geführt, die schnell unübersichtlich wurden. Mittlerweile klärt sich vieles direkt über das System: von der ersten Ablaufplanung bis zu den letzten Details. Das sorgt für Effizienz und weniger Missverständnisse.

Der Aha-Moment kam in einem der ersten Gespräche mit beevent: Die Plattform ist aus denselben Herausforderungen heraus entstanden, mit denen auch wir täglich konfrontiert sind. Besonders schätzen wir die Möglichkeit der aktiven Mitgestaltung: Wir können Ideen einbringen und gemeinsam praxistaugliche Lösungen erarbeiten.

Die Kombination aus allem. Die Plattform bietet eine übersichtliche Struktur, ist intuitiv bedienbar und arbeitet mit durchdachten Automatismen. Vorher hatten wir eine eigene Vorlage mit Fragenkatalog – aber ohne Automatismus, sodass alles manuell verarbeitet werden musste. Durch beevent entfällt dieser Zwischenschritt komplett.

Wer regelmäßig Veranstaltungen plant, weiß: Es sind die vielen kleinen Absprachen, die für die Durchführung entscheidend sind. Genau da setzt beevent an – dort, wo viele herkömmliche Tools aufhören. Während andere Systeme sich auf reine Verwaltung beschränken, schafft beevent eine zentrale, transparente Plattform für die gesamte Kundenkommunikation.